关于做好2019届本科毕业生档案整理转递工作的通知
发布日期:2019年05月31日  发布部门:档案馆  点击数:

各学院毕业班辅导员、相关单位工作人员及全体毕业生:

2019届本科毕业生档案整理转递工作即将开始,为确保此项任务顺利圆满完成,现将相关工作通知如下:
一、政策依据
根据中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局联合发文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》人社部发〔2014〕90号中的第一条“流动人员人事档案由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理” 和第二条:“未就业的高校毕业生档案,属于流动人员人事档案范围”的规定,2019届本科毕业生档案将由各学院集中装档整理完毕后,档案馆按招生就业处提供的邮寄地址统一转递,原则上学校将不予以保留学生个人档案。
二、归档材料:
1.毕业材料:就业生报到证、毕业生登记表、成绩单、授位决定书等。
2.组织材料:学生在校期间参加党、团组织材料等。
3.其他材料:
主要包括(1)奖励材料:学生在校期间获得的学院、校级及校级以上等相关奖励材料;(2)日常行为表现材料:学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等;(3)可供组织、人事部门参考的其他材料(体检表、学籍异动材料如休学、复学、转学、参军等;选调生材料;有工作经历的个人人事档案等材料)。
各学院毕业生辅导员请严格按上述顺序整理装档,装档后按专业、班级及学号顺序排列。装档当天携带已装好的毕业生档案袋及《2019届本科毕业生装档明细表》(附件2)以学院为单位一式两份入馆装档。
注意:因哈尔滨市人力资源和社会保障局的要求,毕业生档案转递到哈尔滨地区的人才服务机构代理的需将哈尔滨地区档案材料清单(附件3)放入档案中。
三、归档要求
1.归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人署名,并有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的,须盖印章;要同本人见面的材料,一般应有本人的签字。
2.档案材料一般应使用16开办公用纸,文字须是正式打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,不得用复印件代替原件存档。
四、装档转递时间
各学院将于7月8日—7月12日期间来馆装档,档案馆依据招生就业处提供的派遣信息转递毕业生档案。
五、毕业生档案转递信息填写及校核
(一)毕业生档案转递信息填写流程
为了保证毕业生个人档案投递快速、准确无误,避免个人档案延期和丢失情况发生,实行“由辅导员通知毕业生→毕业生填写《2019届本科毕业生档案转递信息统计表》(附件1),详细填写个人信息及发档信息→毕业生辅导员审核后学生本人核实、确认签字→7月2日提交给招生就业处→7月2日提交档案馆→各学院来馆合档前一天最后到馆核对”的流程,档案馆将以此信息集中转递毕业生个人档案。
(二)毕业生档案转递信息注意事项
请相关辅导员通知毕业生提前与用人单位或人才服务机构核实好接收档案的详细地址、单位名称、接收人/部门及联系电话、邮政编码等准确信息,在规定时间认真详细填写《2019届本科毕业生档案转递信息统计表》(附件1)中的信息,不准空项,以确保毕业生个人档案安全准确投递。若因学生个人填报发档信息不准确,而造成转递过程中丢失档案情况的,责任由填报人负责。
1.已就业的毕业生:(1)若就业单位具备档案接收管理权限,档案直接发往就业单位;(2)若就业单位不具备档案接收管理权限,但其单位档案在相关人才服务机构代理,档案直接发往该人才机构;(3)若就业单位不具备档案接收管理权限,也无相关人才服务机构代理档案,即单位不要档案的,档案发往户籍所在地公共人才服务机构。
2.未就业的毕业生:未签工作(或准备出国)的毕业生档案,发回户籍所在地人才市场,须毕业生提前与对方联系,确认详细地址、单位名称、接收人/部门、联系电话及邮政编码。
3.考研已被录取的毕业生:(1)考入外校的毕业生档案,直接发往录取单位;(2)考取我校的毕业生档案,保留在校。
4.自提档案的毕业生:毕业生档案一般不允许由本人自提。因特殊情况需要自提的,应凭学生本人毕业证、学位证、报到证、招生就业处回执单、用人单位人事部门开具的调档函(注明同意自提),由该学生辅导员带齐该生全部毕业归档材料、《自提档案情况说明表》(附件4)来馆装档密封后交给学生本人。
在自提档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题,由毕业生本人承担责任,学校不负任何责任。
5.档案转递地址的更改:7月2日前档案馆不接受个人改派;7月2日-5日有改派的学生请持招生就业处的回执单到档案馆办理档案改派信息登记;7月8日—12日毕业生装档期间,因业务繁忙暂停办理改派登记等业务。
六、档案转递形式与查询
1.各学院毕业生档案装档工作完成后,档案馆核查后密封,并根据档案派遣去向分类派发。派遣至沈阳人社由档案馆专人送达;派遣至大连人社、鞍山人社的打包邮寄,其余毕业生档案统一由邮政EMS递邮寄。
2.档案转递工作完成后,EMS会给毕业生本人发送档案签收短信,此短信可查看邮寄单号及签收信息,建议此信息截屏留存;档案馆网站或学院班级群发布的档案转递信息汇编,毕业生可通过学号、姓名查询本人邮寄单号,然后登录中国邮政EMS官网查询转递的具体信息,该信息截屏留存。注意:EMS邮寄单号查询信息有效时间为一年,请毕业生在有效时间内及时查询自己的档案是否已被转递单位签收、入库(电话咨询档案是否入库)。
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七、工作要求及时间安排
1.请各学院要高度重视毕业生档案存档、转递工作,加强对毕业生的教育、引导,使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。
2.请各学院毕业生辅导员要严格按照通知要求,全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作,确保归档材料不错装、不漏装,转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。
3.各学院装档具体流程及时间安排详见附件5。
4.各学院装档完成后,请于7月17日将最终版《2019届本科生毕业生装档明细表》(附件2)的电子版及纸质版(签字、盖章)一式两份交至档案馆108室。
5.如有不明事宜请联系档案馆。
 
联系人:王老师
联系电话:024-24682889
联系地址:档案馆108室
电子邮箱:504243015@qq.com
                                                                    
附件:
1.2019届本科毕业生档案转递信息统计表
2.2019届本科毕业生装档材料明细表
3.哈尔滨地区档案材料清单
4.2019届本科毕业生自提档案情况说明表
5.2019届本科毕业生装档流程及时间
6.装档流程图
 
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